Guide till en lyckad medarbetarenkät / medarbetarundersökning
I denna guide ges en utförlig genomgång för hur man genomför en medarbetarenkät. Vi vill uppmuntra flera att genomföra medarbetarenkäter…
Kundanpassad medarbetarundersökning
Alla organisationer är olika, därför anpassar vi er medarbetarundersökning till just er verksamhet. Allt från frågor, metod för insamling av svar till rapportering anpassas för att få en undersökning som passar er organisation. Vanligtvis samlas svaren in via en webbenkät som distribueras via e-post eller SMS. Vi kan även erbjuda andra insamlingsmetoder om ni har andra behov. Svarsfrekvensen brukar ligga kring 80%. En av de främsta styrkorna hos NEXTs medarbetarundersökning är att den kan anpassas till era unika behov vare sig det gäller frågor, metod för insamling av svar eller rapportering.
Medarbetarenkät med frågor baserad på forskning
Frågorna i vår medarbetarundersökning är baserad på en omfattande metaanalys av ett stort antal forskningsstudier om vilka faktorer som är avgörande för en bra arbetsmiljö.
Vår heltäckande medarbetarundersökning omfattar ett tiotal olika frågeområden som exempelvis: trivsel, ansvar och befogenheter, arbetsbelastning/stress, närmaste chef, jämställdhet, fysisk arbetsmiljö osv. Frågorna i enkäten kan dock ändå anpassas till er verksamhet och justeras för att passa era arbetsförhållanden, er värdegrund osv.
Vi mäter oftast tre övergripande nyckeltal i form av: medarbetarnas nöjdhet via Nöjd medarbetarindex – NMI, medarbetarengagemang via Engagerad medarbetarindex och lojalitet via Lojal medarbetarindex.
Åtgärdsfokuserad analys och rapportering
Resultatet från medarbetarundersökningen sammanställs till en utförlig analysrapport. I rapporten visualiseras alla resultat med tydlig grafik och ni får en tydlig översikt över era styrkor och svagheter, jämförelse överbord, mellan enheter osv. Med hjälp av statistiska analyser identifierar vi vilka områden ni bör prioritera för att nå högre medarbetarengagemang och nöjdhet bland medarbetarna.
Betyg och siffror räcker dock inte för att verkligen förstå hur medarbetarna upplever arbetssituationen. Därför analyserar vi även öppna svar och motiveringar för att få en mer djupgående analys.
En undersökningskonsult går igenom alla resultat och lyfter fram det viktigaste och knyter ihop alla betyg och öppna svar och presenterar sedan rekommendationer på åtgärder.
Rapporter enligt ert organisationsträd
Förutom en totalrapport levererar vi även enhetsrapporter där resultatet presenteras för en viss enhet, chef, avdelning och/eller arbetsort osv. Vi kan även erbjuda er tillgång till en webbaserad rapportportal där ni kan göra egna korskörningar och filtreringar (med bibehållen anonymitet).
Exempel på vad rapporteringen kan omfatta:
- Gedigen rapport med analys, tydliga grafer och tabeller och rekommendationer på konkreta åtgärder.
- Rapporter per enhet/chef.
- Prioriteringsanalys som visar vilka områden som bör prioriteras.
- Analys av öppna svar för att hitta de bakomliggande orsakerna.
- Webbaserad rapportportal där ni kan göra egna analyser.
- Workshop och konsultstöd kring uppföljning och utveckling av åtgärdsplaner.
- Arbetsbok med tips och mallar för framtagning av åtgärdsplaner.
Strategisk medarbetarundersökning och pulsundersökning för kontinuerlig uppföljning
Genom att kombinera en större medarbetarundersökning och pulsundersökningar kan vi skapa både en helhetsbild och en kontinuerlig uppföljning av bla. medarbetarengagemang. Vi kan anpassa frågorna i pulsmätningarna så att olika frågor ställs för olika grupper av medarbetare utifrån vilka områden som behöver följas upp på just deras enhet. Till exempel kan enkäten skräddarsys för att adressera specifika utmaningar som identifierats i en mer omfattande medarbetarundersökning.
Resultaten presenteras antingen via en webbaserad rapportportal eller som rapporter i Power Point. Oavsett format så kommer ni få en en totalsammanställning för hela organisationen samt olika enhetsrapporter utifrån er organisationsstruktur med fördefinierade vyer som visar resultat över tid och relevanta jämföelser som tex. hela organisationens resultat.
Från medarbetarundersökning till åtgärdsplaner
Med våra rekommendationer på åtgärder får ni bra hjälp med att komma igång med åtgärdsarbetet. Vi kan även ge er ytterligare stöttning i att processa resultatet (identifiera, prioritera och åtgärdsplan) från medarbetarundersökningen genom att vår arbetsprocess Action Aid.
+
Så går en medarbetarundersökning till
Detta är den typiska arbetsgången för en medarbetarundersökning. Vi anpassar gärna processen till era behov och önskemål. Vid pulsmätningar så sker datainsamling och rapportering mer frekvent men de flesta momenten är de samma oavsett om det är en årlig medarbetarundersökning eller en som sker mer löpande.
- Förberedelser
- Uppstartsmöte
- Anpassning av frågebatteri
- Grafisk anpassning av webbenkät
- Uppsättning av frågor osv. i enkätverktyg
Datainsamling
- Vi skickar ut medarbetarenkäter via e-post och eller inloggningskoder för de som saknar e-postadress. Även pappersenkäter kan användas vid behov.
- Påminnelser till de som inte svarar
- Övervakning, avstämningar och support
Sammanställning och analys
- Kontroll av data
- Uppsättning av diagram och tabeller
- Analys av resultat, korskörningar osv
- Beräkning av nyckeltal som nöjd medarbetarindex (NMI) osv.
- Analys av motiveringar och förbättringsförslag
Leverans av rapporter och åtgärdsarbete
- Genomgång och presentation av resultat
- Genomförande eller medverkan på Workshops
- Stöttning för att upprätta handlingsplaner
- Förberedelser
- Uppstartsmöte
- Anpassning av frågebatteri
- Grafisk anpassning av webbenkät
- Uppsättning av frågor osv. i enkätverktyg
Datainsamling
- Vi skickar ut medarbetarenkäter via e-post och eller inloggningskoder för de som saknar e-postadress. Även pappersenkäter kan användas vid behov.
- Påminnelser till de som inte svarar
- Övervakning, avstämningar och support
Sammanställning och analys
- Kontroll av data
- Uppsättning av diagram och tabeller
- Analys av resultat, korskörningar osv
- Beräkning av nyckeltal som nöjd medarbetarindex (NMI) osv.
- Analys av motiveringar och förbättringsförslag
Leverans av rapporter och åtgärdsarbete
- Genomgång och presentation av resultat
- Genomförande eller medverkan på Workshops
- Stöttning för att upprätta handlingsplaner
+
Kundkommentarer
KRAV
Next har hjälpt oss att genomföra vår kundundersökning på ett mycket bra sätt. De rapporter som Next har levererats har varit informativa och med bra struktur. Sammanställningen har givit oss en bra bild av kundernas syn på KRAV och KRAVs mervärden samt vår organisation. Detta har varit ett viktigt underlag för planeringen av vår verksamhet.
Mekonomen
Vi är mycket nöjda med hur Next hanterade denna undersökning för oss. Next var mycket lyhörda för våra önskemål gällande frågor, design av webbenkät, datainsamling och rapportering och allt kring genomförandet av undersökningen har gått mycket smidigt.
Länsstyrelserna
Jag kan varmt rekommendera Next som gjorde ett snabbt, proffsigt och kvalitetsmässigt gott arbete med den enkätundersökning som vi gjorde till landets kommuner.
Riksidrottsförbundet
Vi fick mycket bra hjälp av Next med formulering av frågorna, datainsamlandet och framför allt analysen. Vi vart väldigt nöjda med både genomförandet/resultat och tillmöteskommandet.
BBGRUPPEN
Samarbetet har fungerat klockrent med korta, koncisa och effektiva avstämningsmöten. Det vi har kommit överens om i form av deadlines har hållits till punkt och pricka. Rapporteringen har varit utförlig med tydliga rapporter med analyser som visat oss vilka områden vi bör fokusera på i förbättringsarbetet.
Säfsen Resort
Vi på Säfsen är mycket nöjda med den gästundersökning som Next genomför åt oss. Genom dialog har vi på ett smidigt sätt kommit fram till bästa lösningen för oss. Arbetssättet är tidseffektivt och enkelt och rapporteringen passar oss utmärkt, rapporterna är lätta att tyda och att jobba vidare med bland våra medarbetare.
+
Frågor och svar om medarbetarundersökningar
Vad är NMI - Nöjd Medarbetar Index
NMI – Nöjd medarbetarindex är ett vanligt nyckeltal i medarbetarundersökningar. Nöjd medarbetarindex används som ett övergripande nyckeltal för att mäta och beskriva graden av nöjdhet som medarbetarna totalt sett känner med sin arbetssituation. NMI är det aggregerade resutlatet av tre frågor:
1. Hur nöjd man är totalt sett med sin arbetssituation
2. Hur väl arbetsgivaren lever upp till medarbetarens förväntningarna
3. Hur nära medarbetaren anser att dennes arbetssituation kommer en tänkt ideal arbetssituation.
Hur ofta ska man genomföra en medarbetarundersökning?
Svaret är att det varierar, men årliga medarbetarundersökningar är vanliga. En del väntar två år mellan mätningarna men det är inget vi rekommenderar. Pulsmätningar kan skickas ut mer regelbundet, t.ex. varje kvartal.
Måste man genomföra en medarbetarundersökning?
I Arbetsmiljöverkets föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete framgår det att: 8 § Arbetsgivaren skall regelbundet undersöka arbetsförhållandena och bedöma riskerna för att någon kan komma att drabbas av ohälsa eller olycksfall i arbetet. En medarbetarundersökning kan vara nödvändig för att säkerställa att man följer Arbetsmiljöverkets föreskrifter.
Vilka frågor ska en medarbetarenkät innehålla
Förutom att få svar på hur nöjda medarbetarna är (vilket med fördel mäts genom NMI) så är det viktigt att mäta medarbetarengagemang och att få svar på frågor som fångar upp både den fysiska och psykosociala arbetsmiljön samt arbetsbelastning.
Vad är en bra svarsfrekvens i en medarbetarundersökning?
En bra svarsfrekvens är oftast över 70%, men målet är att öka engagemanget för att höja svarsfrekvensen.
Vad är syftet med en medarbetarundersökning?
• Mäta engagemang och trivsel: Undersökningen syftar till att kvantifiera och förstå hur nöjda och engagerade medarbetarna är på arbetsplatsen.
• Identifiera områden för förbättring: Genom att analysera svaren kan organisationen identifiera specifika områden där det finns utrymme för förbättring, såsom kommunikation, ledarskap eller arbetsbelastning.
• Skapa grund för beslutsfattande: Resultaten från undersökningen utgör en grund för att fatta beslut om strategiska förändringar och förbättringsåtgärder inom organisationen.
• Mäta arbetsplatskultur: Medarbetarundersökningen kan användas för att bedöma arbetsplatsens kultur och värderingar samt hur de påverkar medarbetarnas trivsel och engagemang.
• Stärka arbetsgivarvarumärket: Genom att visa att organisationen värderar medarbetarnas åsikter och är villig att agera på dem, kan undersökningen bidra till att stärka arbetsgivarvarumärket och locka talanger.
Hur får man medarbetarna att svara?
• Klart syfte och nytta: Kommunicera tydligt syftet med undersökningen och hur resultaten kommer att användas för att förbättra arbetsplatsen och medarbetarnas upplevelse.
• Anonymitet och konfidentialitet: Garantera att svaren kommer att vara anonyma och konfidentiella för att skapa en trygg miljö där medarbetare kan vara ärliga.
• Kommunikationskampanj: Skapa en kampanj som marknadsför undersökningen och dess betydelse, inklusive e-postmeddelanden, affischer och möten.
• Ledningsstöd och engagemang: Säkerställ att ledningen stöder och uppmuntrar medarbetarna att delta, inklusive deras egna deltagande.
• Uppföljning och feedback: Efter att undersökningen är avslutad, kommunicera resultaten och följ upp medarbetarna om vilka åtgärder som vidtas baserat på deras feedback. Detta visar att deras åsikter tas på allvar.
Hur ser vi till att medarbetarundersökningen leder till utveckling?
• Analysera resultaten noggrant: Organisationen måste noga granska och analysera de insamlade resultaten för att förstå trender, mönster och viktiga insikter.
• Kommunicera resultaten: Resultaten bör kommuniceras tydligt och öppet till alla medarbetare och ledning. Transparens är viktig för att skapa förtroende.
• Skapa handlingsplaner: Baserat på resultaten bör organisationen utarbeta konkreta handlingsplaner som tydligt beskriver de åtgärder som ska vidtas för att förbättra områden som behöver det.
• Involvera medarbetarna: Medarbetare bör involveras i att utveckla och genomföra åtgärdsplaner för att säkerställa att deras röster och behov beaktas.
• Följ upp och utvärdera: Efter att åtgärder har vidtagits måste organisationen följa upp och utvärdera deras effektivitet för att säkerställa att förbättringar uppnås.
• Identifikation av prioriterade områden: Baserat på undersökningsresultaten bör organisationen prioritera de områden som behöver mest uppmärksamhet och förbättring.
• Involvera ledningen: Ledningen bör aktivt delta i utvecklingen av åtgärdsplaner och ta ansvar för att genomföra dem.
• Tydliga mål och tidsramar: Åtgärdsplaner bör inkludera specifika mål och tidsramar för att följa upp framsteg och resultat.
• Kommunikation och engagemang: Kommunikation med medarbetarna är avgörande. De bör vara medvetna om åtgärderna och känna sig delaktiga i processen.
• Utvärdering och justering: Organisationen bör kontinuerligt utvärdera åtgärdsplanernas effektivitet och vara beredd att göra justeringar om det behövs.
Vill ni göra en medarbetarundersökning?
