Guide till en lyckad medarbetarundersökning / medarbetarenkät

En medarbetarundersökning kan vara ett mycket bra verktyg för att skapa nöjda och engagerade medarbetare och en bra arbetsmiljö. Det finns dock en mängd olika saker att tänka på för att en medarbetarundersökning verkligen ska bli ett bra verktyg.

Vi har skapat guide full med nyttiga tips att genomföra en bra medarbetarundersökning. Nedan är en kortare version men för att ta de av materialet i sin helhet så kan du fylla formuläret längst ner på sidan.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

En stor medarbetarenkät och/eller korta pulsmätningar?

En kort medarbetarenkät som genomförs ofta brukar kallas för pulsmätniong och det är en metod som ger snabb feedback och gör att man snabbt kan upptäcka eventuella problem som medarbetarna upplever. Men med en så kort medarbetarenkät som krävs för att genomföra undersökningen flera gånger per år kan man dock inte gå på djupet och det blir svårt att få en helhetsbild av arbetsmiljöns olika delar på det sätt som man få med en mer omfattande medarbetarenkät.

Ofta kan en kombination av en större medarbetarundersökning och kortare uppföljande pulsmätningar med medarbetarna vara en bra kombination.

 

Tänk på timingen

En medarbetarundersökning bör genomföras vid en tidpunkt då medarbetarna har tid att besvara den. Man bör helst genomföra undersökningen vid samma tidpunkt nästa gång för att inte tiden för genomförandet ska kunna påverka resultatet. Har man tex. en ojämn arbetsbelastning med toppar och dalar olika tider på året så blir detta extra viktigt.

 

Ge information inför och under genomförandet

Innan man börjar är det viktigt att undersökningen förankras bland medarbetarna och att de får information om undersökningen från den egna organisationen. Detta är viktigt för att uppnå en hög svarsfrekvens och få engagerade medarbetare som svarat med eftertanke och verkligen delar med sig av sina åsikter. Mer information om vad som bör kommuniceras finns i den kompletta guiden som ni kan beställa nedan.

 

Genomför med en oberoende aktör

Att genomföra en medarbetarundersökning med hjälp av en oberoende aktör har flera fördelar jämfört med att genomföra den på egen hand:

  • Undersökningen genomförs av personer med erfarenhet av att utforma genomföra och analysera medarbetarundersökningar.
  • Det ökar svarsfrekvensen genom att medarbetarna kan vara säkra på att svaren behandlas konfidentiellt.
  • Resultatet kommer att analyseras och presenteras med objektivitet.
  • Undersökningen belastar inte er egen personal med extra arbete för genomförandet.

 

Erbjud anonymitet

Det är av yttersta vikt att undersökningen genomförs på ett sätt som garanterar att svaren inte kan koppla till någon enskild medarbetar. Annars kommer inte medarbetarna att svara ärligt och kanske vågar det inte ta upp saker som de känner att är känsliga för dem eller för deras medarbetare.

 

Se till att medarbetarenkäten har relevanta frågor

Medarbetarenkäter förekommer i en mängd olika former när det gäller vilka frågor som ställs och hur enkäten är strukturerad. Frågor om hur medarbetarna upplever förtagets ledning, strategi, värderingar, förekomst av mobbing och jämställdhet kan kännas besvärliga att ställda men det är just i en anonym medarbetarundersökning som medarbetarnas verkliga åsikter kring dessa frågor kan komma fram.

Många enkätverktyg och undersökningsföretag erbjuder medarbetarenkäter i form av färdiga mallar. Det är inget fel i att ha en mall eller frågebank att utgå från men man måste vara medveten om att frågorna i en medarbetarenkät bör anpassas till den organisation som undersökningen gäller.

 

Samla in svar

Det smidigaste sättet att genomföra en medarbetarundersökning är med hjälp av en webbenkät som skickas ut med e-post till de anställda. När vi skickar ut medarbetarenkäter med e-post brukar kunna vi nå en svarsfrekvens på 80-100 %.

När vi skickar ut enkäter via e-post kan vi enkelt hantera påminnelser och vi kan koppla bakgrundsdata till varje enskild medarbetare vilket säkerställer att deras svar kopplas till rätt organisatoriska enhet, rätt chef mm. och vi kan även individanpassa medarbetarenkätens frågor.

Ibland kan det dock vara nödvändigt att helt eller delvis använda andra typer av insamlingsmetoder. En del personal kanske saknar e-postadress och en del kanske även saknar tillgång till en dator vilket gör att man kan behöva använda webbenkät med inloggning istället för utskick med e-post och även pappersenkäter till de som saknar dator.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Tydlig sammanställning & analys som ger vägledning

Hur resultatet rapporteras har också betydelse. Valet av diagramtyp, användande av färger, om man använder sig av indexvärden, medelbetyg, visar antal procent som svarat ett visst betyg på skalan osv. påverkar hur enkelt det är att ta del av resultatet och att utläsa vad resultaten betyder. Här presenteras några saker att tänka på:

Medarbetarundersökning_Resultat

 

 

Nedbrytningar och jämförelser

Att bryta ner och analysera resultatet utifrån olika organisatoriska enheter så som avdelning, företag, land osv. är en absolut nödvändighet. Tittar man bara på totalresultatet är det en överhängande risk att man inte upptäcker att det finns ett stort missnöje inom en vis del av organisationen.

 

Resultat över tid

Att titta på resultatet över tid och se hur det utvecklar sig från en mätning till en annan är mycket viktigt. Det är på detta sätt man kan se om de förbättringar man gör har någon effekt för medarbetarna.

 

Drivkraftsanalys

För att få fram vilka områden som man bör vidareutveckla så behöver man veta i vilken utsträckning de påverkar medarbetarnas totala nöjdhet och /eller engagemang. En faktor med lågt betyg behöver ju tex inte ha stor effekt så det kan löna sig mer att vidareutveckla någon faktor som har ett högre betyg. Resultatet brukar oftast presenteras i en fyrfältsmatris.

 

Benchmarking

Att vilja jämföra sig med andra är en naturlig mänsklig egenskap, vi jämför oss konstant med andra vare sig vi gör det med avsikt eller undermedvetet. Då det gäller resultatet av en medarbetarundersökning så kan dock jämförelser med andra organisationer faktiskt vara till mer skada än nytta.

Inom den egna organisationen så kan det finnas en massa andra saker som man hellre bör prioritera utifrån vilken inverkan det har på medarbetarna i den egna organisationen. Använd därför aldrig jämförelsetal som underlag för vilka prioriteringar eller åtgärder som ni ska göra.

Använd i första hand jämförelser över tid för er egen utveckling och jämför mellan olika egna enheter istället för att titta på andra organisationers resultat.

 

Koppling till andra nyckeltal

Resultatet bör med fördel kopplas ihop med andra former av nyckeltal så som personalomsättning, sjukfrånvaro, produktivitet, kundklagomål, kundnöjdhet, lönenivå osv. Detta gör att man kan koppla medarbetarnas trivsel och engagemang osv. till ekonomiska värden på ett helt annat sätt än om man bara utgår från teoretiska samband.

 

Motiveringar och förbättringsförslag

För att identifiera vad som skapar nöjda respektive missnöjda medarbetar och att hitta utvecklingsmöjligheter är det inte nog att studera betyg. En analys av motiveringar och öppna svaren för att identifiera de bakomliggande orsakerna är en viktig del i att få en förståelse för medarbetarna och finna roten till eventuella problem.

 

Rapportera resultatet enligt hur organisationen ser ut

De som ansvarar för utfallet av undersökningen måste få tillgång till resultatet för just de medarbetare och de frågor som de kan påverka.

 

 

Informera efter undersökningen

När undersökningen är genomförd och resultatet sammanställt och presenterat så är det viktigt att man kommunicerar till medarbetarna vad resultatet blev och vad man kommer göra framöver för att förbättra resultatet. Ju snabbare ni kan göra en första återkoppling på er undersökning ju bättre.

 

Agera på resultatet!

Efter att analysen av resultatet är levererad så bör det vara tydligt vilka områden man ska jobba med att förbättra. Sen gäller det dock att även utforma och genomföra rätt åtgärder för att utvecklas.

Ett sätt att komma igång med åtgärdsarbetet är att prioritera en eller ett par åtgärder som är snabba att åtgärda och som därigenom får hjulen i rullning inför större utmaningar och för att snabbt kunna visa personalen att ledningen tar undersökningen och den feedback som medarbetarna ger på allvar.

Se till att chefer och arbetsledarna tar ansvar för att göra förbättringar inom de områden som de ska prioritera.

 

Klicka här för att läsa mer om hur vi gör medarbetarundersökningar

 

Hämta gärna den fullständiga guiden

Fyll i dina uppgifter nedan så skickar vi dig guiden som en PDF via e-post.

 

Jag vill veta mer