Blogg - Inlägg med tagg: Arbetsmiljö

Latest Posts

22 okt 2019

9 tips till en lyckad medarbetarundersökning / medarbetarenkät

Skriven av Sven-Tore Bengtsson Kommentera

En medarbetarundersökning / medarbetarenkät kan vara ett mycket bra verktyg för att skapa nöjda och engagerade medarbetare och en bra medarbetarupplevelse. Det finns dock en mängd olika saker att tänka på för att en medarbetarundersökning verkligen ska bli ett bra verktyg och inte en hög med siffror som inte leder till något.

I den här artikeln har vi samlat av tips för att lyckas med er medarbetarundersökning / medarbetarenkät. Artikeln innehåller tips kring de flesta steg kopplat till genomförandet av en medarbetarundersökning.

Här kan ni ladda hem en mer omfattande guide

 

Guide till en lyckad medarbetarundersökning / medarbetarenkät

1. Kombinera  en stor medarbetarenkät med korta pulsmätningar

En kort medarbetarenkät som genomförs ofta brukar kallas för pulsmätning och det är en metod som ger snabb feedback och gör att man snabbt kan upptäcka eventuella problem som medarbetarna upplever. Men med en så kort medarbetarenkät som krävs för att genomföra undersökningen flera gånger per år kan man inte gå på djupet. Detta gör att blir svårt att få en helhetsbild av arbetsmiljöns olika delar på det sätt som man få med en mer omfattande medarbetarundersökning

Ofta kan en kombination av en större medarbetarenkät och kortare uppföljande pulsmätningar med medarbetarna vara en riktigt bra kombination.

 

2. Ge information inför och under genomförandet

Innan man börjar är det viktigt att undersökningen förankras bland medarbetarna och att de får information om undersökningen från den egna organisationen. Detta är viktigt för att uppnå en hög svarsfrekvens och få engagerade medarbetare som svarat med eftertanke. Mer information om vad som bör kommuniceras finns i den kompletta guiden här.

3. Genomför medarbetarundersökningen med en oberoende aktör

Att genomföra en medarbetarundersökning med hjälp av en oberoende aktör har flera fördelar jämfört med att genomföra den på egen hand:

  • Undersökningen genomförs av personer med erfarenhet av att utforma genomföra och analysera medarbetarundersökningar.
  • Det ökar svarsfrekvensen genom att medarbetarna kan vara säkra på att svaren behandlas konfidentiellt.
  • Resultatet kommer att analyseras och presenteras med objektivitet.
  • Undersökningen belastar inte er egen personal med extra arbete för genomförandet.
  • Ni kan garantera full anonymitet i medarbetarundersökningen

 

4. Säkerställa medarbetarnas anonymitet

Att man ska ha en öppen dialog där alla säger sin mening utan att hålla igen är ofta inte realistiskt hur gärna man än skulle önska det. Rädsla för dålig stämning leder till att medarbetarna inte säger som de egentligen tycker och problem och brister kanske inte kommer upp till ytan. Se därför till att medarbetarundersökningen genomförs anonymt, så att de vågar det ta upp saker som de känner att är känsliga för dem eller för deras medarbetare.

Vi menar naturligtvis inte att en medarbetarenkät ersätter en bra dialog med medarbetarna, det är snarare komplement till varandra. Resultatet av en medarbetarundersökning bör går igenom med medarbetarna för att gå mer på djupet inom visa områden och för att skapa rätt åtgärder.

 

5. Se till att er medarbetarenkät har relevanta frågor

Medarbetarenkäter förekommer i en mängd olika former när det gäller vilka frågor som ställs och hur enkäten är strukturerad. Många enkätverktyg och undersökningsföretag erbjuder medarbetarenkäter i form av färdiga mallar. Det är inget fel i att ha en mall eller frågebank att utgå från men man måste vara medveten om att frågorna i en medarbetarenkäten bör anpassas till den organisation som undersökningen gäller. Det kan även behövas anpassningar till olika personalgrupper för att enkäten ska få så hög relevans som möjligt.

 

6. Samla in svar på det sätt som passar er

Det smidigaste sättet att genomföra en medarbetarundersökning är att medarbetarenkäten sätts upp som en webbenkät som skickas ut med e-post till de anställda.

Det är dock inte alla som har dator som sitt arbetsredskap och som kanske behöver få tillgång till undersökningen på andra sätt. Ju enklare ni kan göra för medarbetarna att svara på undersökningen ju bättre och olika personalgrupper kan behöva olika metoder för att ta del av undersökningen. En webbaserad undersökning i någon form är oftast att föredra.

När vi skickar ut enkäter via e-post kan vi enkelt hantera påminnelser och vi brukar kunna vi nå en svarsfrekvens på 80-100 %. Vi kan även koppla bakgrundsdata till varje enskild medarbetare vilket säkerställer att deras svar kopplas till rätt organisatoriska enhet, rätt chef mm. och vi kan även individanpassa medarbetarenkätens frågor.

 

 

7.Sammanställning & analys som ger vägledning

Hur resultatet analyseras och rapporteras har stor betydelse för hur väl en medarbetarundersökning ger vägledning i utvecklingsarbetet. Valet av diagramtyp, användande av färger, om man använder sig av indexvärden, medelbetyg, visar antal procent som svarat ett visst betyg på skalan osv. är faktorer som påverkar hur enkelt det är att ta del av resultatet och att utläsa resultaten betyder. Här presenteras några saker att tänka på:

 

– Nedbrytningar och jämförelser

Att bryta ner och analysera resultatet utifrån olika organisatoriska enheter så som avdelning, företag, land osv. är en absolut nödvändighet annars kan avvikande resultat för olika enheter försvinna i mängden och man missar att identifiera problemområden.

 

– Resultat över tid

Att titta på resultatet över tid och se hur det utvecklar sig från en mätning till en annan är mycket viktigt betydligt viktigare än hur man ligger till jämfört med andra, fokusera istället på den egena utvecklingen. Det är på detta sätt man kan se om de förbättringar man gör har någon effekt för medarbetarna.

 

– Drivkraftsanalys

För att få fram vilka områden som man bör vidareutveckla så behöver man veta i vilken utsträckning de påverkar medarbetarnas totala nöjdhet och /eller engagemang. En faktor som får ett relativt lågt betyg behöver ju tex. inte ha stor effekt som en annan faktor med lika lågt eller med högre betyg, så det kan löna sig mer att vidareutveckla en faktor som har ett högre betyg.

 

– Benchmarking

Att vilja jämföra sig med andra är en naturlig mänsklig egenskap, vi jämför oss konstant med andra vare sig vi gör det med avsikt eller undermedvetet. Då det gäller resultatet av en medarbetarundersökning så kan dock jämförelser med andra organisationer faktiskt vara till mer skada än nytta. Det kan leda till helt fel prioriteringar om man prioriterar utifrån jämförelsetal och inte vad som är viktigt för den egna organisationens medarbetare.

Använd i första hand jämförelser över tid för er egen utveckling och jämför mellan olika egna enheter istället för att titta på andra organisationers resultat.

 

8. Informera och kommunicera efter undersökningen

När medarbetarundersökningen är genomförd och resultatet sammanställt och presenterat så är det viktigt att man kommunicerar till medarbetarna vad resultatet blev och vad man kommer göra framöver för att förbättra resultatet. Ju snabbare ni kan göra en första återkoppling på er undersökning ju bättre.

 

9. Agera på resultatet!

Efter att analysen av resultatet är genomförd så bör det vara tydligt vilka områden man ska jobba med att förbättra. Diskutera igenom resultatet med medarbetarna och ta in medarbetarnas syn på resultatet och vad de anser att behöver göras. Denna punkt är den allra viktigaste med hela undersökningen för om ni inte agerar på resultat så blir hela medarbetarundersökningen mer eller mindre meningslös.

 

 

 

Relaterade tjänster från Next:

Medarbetarundersökning
Pulsmätningar

16 jun 2014

Fem skäl att göra en medarbetarundersökning

Skriven av Sven-Tore Bengtsson Kommentera

Funderar ni på att genomföra en medarbetarundersökning men är tveksamma till om det är värt investeringen? Då bör du läsa detta då det finns många bra motiv för att genomföra en medarbetarundersökning.

Rätt genomförd med relevanta frågor och en ordentlig analys och efterföljande uppföljning med dialog, åtgärdsplaner och genomförande av åtgärder så är en medarbetarundersökning ett bra verktyg för organisationsutveckling. Om man ska göra en medarbetarundersökning så måste man även vara redo att agera på resultatet.

 

Nedan är fem bra anledningar till att genomföra en medarbetarundersökning

 

1. Det visar medarbetarna att ni bryr er om dem
Vill man vara en attraktiv arbetsgivare så är det viktigt att bry sig om personalens åsikter. Att bara genomföra en undersökning är dock inte nog, ni måste så klart verkligen göra något utifrån resultatet också annars får det bara motsatt effekt då ni tappar medarbetarnas förtroende. Kan ni inte agera på undersökningens resultat så gör inte undersökningen. Man måste inte kunna lösa allt men man kan inte blunda för resultatet.

 

2. Det kan identifiera problem och brister i arbetsmiljö och medarbetarnas trivsel
Att tillfråga medarbetarna vid till exempel utvärderingssamtal ger inte samma möjlighet för medarbetarna att vara helt ärliga i sina åsikter utan att riskera att det på något sätt påverkar deras ställning i organisationen. En medarbetarundersökning kan därför ge tillförlitligare information.

 

3. Nöjda och engagerade medarbetare ger minskade kostnader
Med insikten från en medarbetarundersökning kan ni minska mängden sjukfrånvaro, behovet av rekryteringar och öka arbetsglädjen. Sjukfrånvaro, tapp av personal och rekryteringar kostar stora summor pengar varje år.

 

4. En medarbetarundersökning kan utvärdera olika insatser för att förbättra arbetsmiljön
Utan en uppföljning som ger objektiva mått kan det vara svårt att bedöma vilka effekt olika insatser får på medarbetarnas trivsel och engagemang. Genom regelbundet genomföra medarbetarundersökningar får ni ett måttstock på hur utvecklingen går.

 

 

5. Nöjdare kunder
En medarbetarundersökning är ett viktigt verktyg för att skapa nöjda och engagerade medarbetare. Och om ni kan skapa nöjda och engagerade medarbetare så kommer de presterar bättre och ge bättre service till era kunder och därmed får ni nöjdare kunder.

 

 

 

 

 

 

 

 

Relaterade tjänster från Next:

Medarbetarundersökning
Pulsmätningar

Taggar:
30 maj 2014

Medarbetarundersökningar är fortfarande ett bra verktyg

Skriven av Sven-Tore Bengtsson Kommentera

För några dagar sedan så publicerade SVD en artikel som handlade om att ett konsultföretag hade gjort en rapport som de påstod bevisade att medarbetarundersökningar dels var värdelösa eftersom de inte påstods bidra till en bättre arbetsmiljö och dels menade de att rapporten skulle visa att nöjdare medarbetare inte har något samband med kundnöjdhet. Men än så länge är det bara påståenden de har presenterat eftersom de inte lägger fram data som stöd för sina slutsatser (mer om det nedan). Konsultföretaget hade naturligtvis en egen tjänst som de menade att var en bättre lösning är medarbetarundersökningar. Det är därmed kanske inte så konstigt att de ansåg sig kunna visa att medarbetarundersökningar skulle vara värdelösa.

De skriver i sammanfattningen att deras rapport skulle visa på att:

Det skulle saknas samband mellan nöjda medarbetare och kundnöjdhet.

De skriver även: ..mätningar samt åtgärder för att förbättra medarbetarnöjdheten är verkningslösa.

Ovanstående är vad som påstås. Om man granskar rapporten de presenterat som stöd för sina slutsatser så finner man dock att de inte finns så mycket att grunda slutsatserna på.

 

Alla samband kan inte bevisas genom statistiska beräkningar

Även om de datat de ska ha analyserat skulle visa sig att det inte finns ett samband mellan NMI och NKI på statliga myndigheter så betyder det inte heller att nöjdare och engagerade medarbetare inte skulle ge nöjdare kunder. Allt kan inte bevisas genom statistiska sambandsberäkningar eftersom det finns så väldigt många andra faktorer som inverkar på kundnöjdhet så mycket starkare än just hur nöjda medarbetarna är.

För att få en korrekt analys av sambandet mellan NMI och NKI måste man isolera effekten av medarbetarnas nöjdhet på kundnöjdheten. Även om NMI ökar så kan en förändring i utförd tjänst göra att NKI sjunker och det uppstår därmed inget statistisk bevisat samband mellan NKI och NMI om man bara utgår från en sambandsanalys av dessa två nyckeltal.

 

Allt för få observationer

I rapporten presenteras en jämförelse av resultat mellan NKI (nöjd kund index) och NMI (nöjd medarbetar index) som endast innefattar 5 myndigheter, dvs långt ifrån de 99 som de enligt sammanfattningen ska ha använt för att jämföra NKI och NMI. Det finns i rapporten alltså inget redovisat underlag för att validera deras slutsats då de bara presenterar fem fall. Frågan är vad de andra 94 observationerna visar för resultat. författarna till rapporten vägrar lämna ut de data de har så det går inte att undersöka närmare. En hederssak inom forskning är att andra ska kunna granska det material som ingår i forskningen.

 

Vad döljer de?

Varför väljer de då att redovisa resultat för just dessa fem myndigheter om de nu har underlag för att redovisa det för 99? Enligt vad de skriver i en replik i SvD så beror det ”utrymmesskäl”. Men det är ju deras egen rapport så det bestämmer ju själva hur många sidor rapporten ska ha. De har även kostat på sig en helt blank sida i rapporten så det verkar ju minst sagt motsägelsefullt att de skulle ha brist på utrymme.

Jag tyckte förklaringen lät märklig så jag mailade därför och frågade varför de inte presenterat datat. Svarat var ” Vi valde att göra en rapport som var lättillgänglig för ett brett spektra av läsare.”

De byter alltså orsak när den första påpekades vara ologisk. Verkar inte vidare trovärdigt.

 

De vägrar lämna ut datat
De vägrade även att dela med sig av datat när jag bad om att få ta del av det för att göra en egen tolkning av datat. Detta till trotts att det rör sig om helt offentliga uppgifter eftersom de är hämtade från olika myndigheter. Att de helt vägrar redogöra fullt ut för den analys de gjort är gör att trovärdigheten sjunker till noll.

Vad döljer sig i de 94 observationer som de inte redovisat? Kan det istället vara så att de 94 av 99 observationer de inte väljer att redovisa uppvisar ett samband som inte stödjer deras hypotes? Det kan vi bara spekulera i så länge de inte redovisar sina data. De redovisar heller inte vilka 99 myndigheter kommer ifrån så det är omöjligt att samla in samma data.

 

Medarbetarundersökningars syfte är inte att öka kundnöjdheten


Sen så görs ju inte en medarbetarundersökning för att man ska få nöjdare kunder, det kan vara en bieffekt av att man får nöjdare och mer engagerade medarbetare men det är absolut inte huvudsyftet med att genomföra medarbetarundersökningar.

Konsultföretaget har själva frågat beställarna av medarbetarundersökningar varför de gör en medarbetarundersökning och resultatet visar att det inte är för att få högre kundnöjdhet utan för att skapa en bättre arbetsmiljö. Ett resultat som vare sig är förvånande eller konstigt. Konsulterna menar dock att detta tyder på ett skadligt introvert perspektiv i medarbetarundersökningar.

Men att mäta hur väl man betjänar sina kunder gör man ju via en kundundersökning och inte med medarbetarundersökningar så det är väl inte så konstigt att fokus på medarbetarundersökningen är på just medarbetarna. Man gör ju inte kundsundersökningar för att se hur väl personalen trivs eller känner sig engagerad. Sen så är datat som använts i studien avgränsat till olika myndigheter vars roll sällan är att maximera kundnöjdheten.

 

En medarbetarundersökning i sig ger inte nöjdare medarbetare, det kan dock visa vägen framåt.

Konsulterna menar att medarbetarundersökningar är verkningslösa bara för att man inte ser ökade NMI-värden i de myndigheter som de undersökt. Som om någon trodde att genomförandet av en medarbetarundersökning i sig skulle leda till ökad nöjdhet bland medarbetarna. De har dock en poäng i att medarbetarundersökningar allt för ofta inte följs upp bra nog med åtgärder. Det är just bristen på åtgärder som är problemet, inte undersökningarna.

Man skulle så klart önska att undersökning och påföljande utvecklingsarbete gick mer hand i hand och att det arbetades mer med åtgärder efter att en medarbetarundersökning är genomförd. Det är inte alls ovanligt att medarbetarundersökningen inte leder till så mycket konkreta åtgärder, även om det framkommer saker som borde åtgärdas.

Det är dock ofta så att det undersökningsföretag som genomför undersökningen inte har ansvar för detta utvecklingsarbete, det arbetet ingår sällan när medarbetarundersökningar upphandlas. Det behöver inte vara dåligt så länge beställaren av undersökningen agera på egen hand eller med hjälp från någon annan. Att genomföra medarbetarundersökningar utan att agera på resultatet sänker snabbt förtroendet både för undersökningen och för ledningen (som medarbetarna då upplever att struntar i medarbetarnas åsikter).

Det finns både bra och dåliga medarbetarundersökningar, men inte ens den bästa medarbetarundersökning kan bidra till att skapa en bättre arbetsmiljö om man inte agerar på resultatet. En undersökning är inte dålig bara för att beställaren inte arbetar för att åtgärda eventuella brister som framkommer i undersökningen. Istället är det främst brister i förändringsförmågan att utveckla arbetsmiljön som är problemet.

Med resultatet av en medarbetarundersökning som grund kan man identifiera åtgärder som adresserar de eventuella problemområden som finns samt de områden som ger störst effekt att förbättra.

 

Summering

Medarbetarundersökningar är fortfarande ett bra verktyg men de liksom en diagnos från en läkare kräver naturligtvis att man vidtar åtgärder om man vill bli bättre.

 

Relaterade tjänster från Next:

Medarbetarundersökning
Pulsmätningar