Blogg - Inlägg i kategori:

Latest Posts

22 okt 2019

Guide till en lyckad medarbetarenkät / medarbetarundersökning

Skriven av Sven-Tore Bengtsson Kommentera

En medarbetarenkät / medarbetarundersökning kan vara ett mycket bra verktyg för att skapa nöjda och engagerade medarbetare och en bra medarbetarupplevelse. När man ska genomföra en medarbetarundersökning finns det en mängd olika saker att tänka på.

Innan man skickar ut en medarbetarenkät är det viktigt att ha en bra plan för genomförandet för att medarbetarenkäten verkligen ska bli ett bra verktyg och inte bara en hög med siffror.

 

I den här artikeln har vi samlat av tips för att lyckas med er medarbetarundersökning / medarbetarenkät. Artikeln innehåller tips kring de flesta steg kopplat till genomförandet av medarbetarundersökningar.

Här kan ni ladda hem en mer omfattande guide

 

Kontakta oss gärna om vill genomföra en medarbetarenkät.

Guide till en lyckad medarbetarundersökning / medarbetarenkät

1. Kombinera  en stor medarbetarenkät med korta pulsmätningar

En kort medarbetarenkät som genomförs ofta brukar kallas för pulsmätning. Det är en metod som ger snabb feedback och gör att man snabbt kan upptäcka eventuella problem som medarbetarna upplever. Men med en så kort medarbetarenkät som krävs för att genomföra undersökningen flera gånger per år kan man inte gå på djupet. Detta gör att blir svårt att få en helhetsbild av arbetsmiljöns olika delar, något som man kan få med en mer omfattande medarbetarenkät

Ofta kan en kombination av en större medarbetarenkät och kortare uppföljande pulsmätningar med medarbetarna vara en riktigt bra lösning för att få både en helhetsbild och en snabb uppföljning.

 

2. Ge medarbetarna information inför och under genomförandet

Innan man börjar är det viktigt att medarbetarundersökningen förankras bland medarbetarna och att de får information om undersökningen från den egna organisationen. Detta är viktigt för att uppnå en hög svarsfrekvens och få engagerade medarbetare som svarat med eftertanke.

 

3. Genomför medarbetarundersökningen med en oberoende aktör

Att genomföra en medarbetarundersökning med hjälp av en oberoende aktör har flera fördelar jämfört med att genomföra den på egen hand:

  • Undersökningen genomförs av personer med erfarenhet av att utforma genomföra och analysera medarbetarundersökningar.
  • Det ökar svarsfrekvensen genom att medarbetarna kan vara säkra på att svaren behandlas konfidentiellt.
  • Resultatet kommer att analyseras och presenteras med objektivitet.
  • Undersökningen belastar inte er egen personal med extra arbete för genomförandet.
  • Undersökningsföretaget kan garantera att det råder full anonymitet i medarbetarundersökningen

 

4. Säkerställa medarbetarnas anonymitet

Att man ska ha en öppen dialog där alla säger sin mening och lyfter problem i arbetsmiljön är ofta inte realistiskt hur gärna man än skulle önska det. Rädsla för dålig stämning kan leda till att medarbetarna inte säger som de egentligen tycker och problem och brister kanske inte kommer upp till ytan. Även om man har en väldigt bra företagskultur så kommer det ändå finnas medarbetare som inte kanske kan eller vågar säga sin mening.

Se därför till att er medarbetarundersökning genomförs anonymt, så att de vågar det ta upp saker som de känner att är känsliga för dem eller för deras medarbetare.

Vi menar naturligtvis inte att en medarbetarundersökning ersätter en bra dialog med medarbetarna, de är snarare komplement till varandra. Resultatet av medarbetarundersökningen bör gås igenom med medarbetarna för att gå mer på djupet inom visa områden och för att skapa rätt åtgärder.

 

5. Se till att er medarbetarenkät har relevanta frågor

Medarbetarenkäter förekommer i en mängd olika former när det gäller vilka frågor som ställs och hur enkäten är strukturerad. Många enkätverktyg och undersökningsföretag erbjuder medarbetarenkäter i form av färdiga mallar. Det är inget fel i att ha en mall eller frågebank att utgå från men man måste vara medveten om att frågorna i medarbetarenkäten bör anpassas till den organisation som undersökningen gäller. Det kan även behövas anpassningar till olika personalgrupper för att enkäten ska få så hög relevans som möjligt.

 

6. Samla in svar på det sätt som passar er

Det smidigaste sättet att samla in svar i medarbetarenkäten är att ha en digital medarbetarenkät (webbenkät) som skickas ut med e-post till de anställda. Mobilappar kräver att man förbereder genom installation av appen. Vid större medarbetarenkäter så är även datorn fortfarande den ”enhet” som är bästa då det ger lite bättre läsbarhet av frågor och enklare att skriva öppna svar än i mobilen.

Det är dock inte alla som har e-post och /eller dator som sitt arbetsredskap och dessa kanske behöver få tillgång till undersökningen på andra sätt. Ju enklare ni kan göra för medarbetarna att svara på undersökningen ju bättre och olika personalgrupper kan behöva olika metoder för att ta del av undersökningen.

När vi skickar ut medarbetarenkäter via e-post kan vi enkelt hantera påminnelser och vi brukar nå en svarsfrekvens på 80-100 %. Vi kan även koppla bakgrundsdata till varje enskild medarbetare vilket säkerställer att deras svar kopplas till rätt organisatoriska enhet, rätt chef mm. och vi kan även individanpassa medarbetarenkätens frågor.

Medarbetarenkät - Exempel på frågor

 

 

7. Sammanställning & analys som ger vägledning

Hur resultatet analyseras och rapporteras har stor betydelse för hur väl medarbetarundersökningen ger vägledning i utvecklingsarbetet. Valet av diagramtyp, användandet av färger, om man använder sig av indexvärden, medelbetyg, visar antal procent som svarat ett visst betyg på osv. är faktorer som påverkar hur enkelt det är att ta del av resultatet och att utläsa resultaten betyder. Här presenteras några saker att tänka på:

 

– Nedbrytningar och jämförelser

Att bryta ner och analysera resultatet utifrån olika organisatoriska enheter så som avdelning, företag, land osv. är en absolut nödvändighet annars kan avvikande resultat för olika enheter försvinna i mängden och man missar att identifiera problemområden.

 

– Resultat över tid

Att titta på resultatet över tid och se hur det utvecklar sig från en mätning till en annan är mycket viktigt betydligt viktigare än hur man ligger till jämfört med andra, fokusera istället på den egna utvecklingen. Det är på detta sätt man kan se om de förbättringar man gör har någon effekt för medarbetarna.

 

– Drivkraftsanalys

För att få fram vilka områden som man bör vidareutveckla så behöver man veta i vilken utsträckning de påverkar medarbetarnas totala nöjdhet och /eller engagemang. En faktor som får ett relativt lågt betyg behöver ju tex. inte ha stor effekt som en annan faktor med lika lågt eller med högre betyg. För att kunna göra denna typ av analyser måste medarbetarenkäten ha en viss struktur med beroende och oberoende variabler (frågor).

 

– Benchmarking

Att vilja jämföra sig med andra är en naturlig mänsklig egenskap. Vi jämför oss konstant med andra vare sig vi gör det med avsikt eller undermedvetet. Då det gäller resultatet av en medarbetarundersökning så kan dock jämförelser med andra organisationer faktiskt vara till mer skada än nytta. Det kan leda till helt fel prioriteringar om man prioriterar utifrån jämförelsetal och inte vad som är viktigt för den egna organisationens medarbetare.

Använd i första hand jämförelser över tid för er egen utveckling och jämför mellan olika egna enheter istället för att titta på andra organisationers resultat.

 

8. Informera och kommunicera efter undersökningen

När medarbetarundersökningen är genomförd och resultatet sammanställt och presenterat så är det viktigt att man kommunicerar till medarbetarna vad resultatet blev och vad man kommer göra framöver för att förbättra resultatet. Ju snabbare ni kan göra en första återkoppling på er undersökning ju bättre.

 

9. Agera på resultatet!

Efter att analysen av resultatet är genomförd så bör det vara tydligt vilka områden man ska jobba med att förbättra. Diskutera igenom resultatet med medarbetarna och ta in medarbetarnas syn på resultatet och vad de anser att behöver göras. Denna punkt är den allra viktigaste med hela undersökningen för om ni inte agerar på resultat så blir hela medarbetarenkäten mer eller mindre meningslös.

 

Medarbetarundersökning - Uppföljning

 

 

Relaterade tjänster från Next:

Medarbetarundersökning
Pulsmätningar

11 feb 2015

Ett enkätverktyg gör ingen undersökning

Skriven av Sven-Tore Bengtsson Kommentera

Det blir allt vanligare att företag genomför sin egen kundundersökning (eller medarbetarundersökning) med hjälp av enkätverktyg som de hanterar på egen hand. Det är full naturligt att man lockas av att göra undersökningar själv till en låg kostnad, men frågan är om det verkligen lönar sig i slutändan?

Det räcker nämligen inte med en dos sunt förnuft och tillgång till ett enkätverktyg för att kunna göra en bra kundundersökning eller medarbetarundersökning.

Det är inte verktygen som gör hantverkaren och samma sak gäller även för enkätverktyg.

Enkätverktyg i fel händer

 

En lyckad undersökning kräver mycket mer än bara ett enkätverktyg

Bara för att man har tillgång till ett enkätverktyg betyder det inte att man ska göra sin egen kund- eller medarbetarundersökning, precis som på samma sätt som de flesta inte klipper sitt eget hår bara för att man äger en sax eller en hårtrimmer.

Att man i en undersökning haft en missvisande frågeformulering eller gjort en felaktig analys som gör att man drar felaktiga slutsatser är dock inte lika uppenbart som att man får en kal fläck på huvudet när man slinter olyckligt med hårtrimmern.

 

 

 

 

Kundinsikt är värdefullt, snåla inte

Den kostnaden som man riskerar att få genom ett felaktigt beslut eller av att inte få fram rätt information är betydligt större än att ta hjälp av en kunnig konsult för att genomföra en bra och insiktsgivande undersökning.

Genom att anlita någon som har kvalificerad kunskap och erfarenhet av att utforma och genomföra undersökningar så kvalitetssäkrar man undersökningen.

Om man genom att anlita ett undersökningsföretag kan identifiera och vidta rätt åtgärder och tex. minska sitt kundtapp med så lite som 1 procentenhet har man förmodligen räknat hem investeringen fler gånger om.

 

Funderar ni på att göra en medarbetarundersökning eller en kundundersökning på egen hand med hjälp av ett enkätverktyg bör ni fråga er följande:

  • Är en webbenkät rätt metod för att samla in svar? Tänk igenom följande: Kan ni nå alla via en webbenkät? Hur stort blir bortfallet och riskerar ni att få en snedfördelning på ert urval? Kommer ni få nog med svar för att kunna säga att resultatet representerar den generella uppfattningen även bland de som inte svarat? När man har en liten målgrupp så blir det ofta för få svarande när man använder en webbenkät.

 

  • Har ni tid och kraft att genomföra undersökningen. Det tar tid att rensa mottagarlistor på dubbletter, skicka ut enkäter och påminnelser, sammanställa, analysera resultatet och förse medarbetarna med den de insikter som genereras. Vilka kostnader får ni i form av arbetstid som ni måste lägga på planering och genomförande.

 

  • Vilka kostnader eller uteblivna vinster riskerar ni om ni gör ett fel i er utformning av frågorna för undersökningen, om ni gör fel i er tolkning av svaren, om ni inte hittar den viktiga informationen?

 

  • Vet ni hur man får så bra svarsfrekvens som möjligt så att resultatet från undersökningen blir tillförlitligt?

 

  • Kommer de svarande att svara ärligt när det inte är en oberoende part som samlar in svaren? Detta är framförallt ett problem vid medarbetarundersökningar som inte görs av en oberoende part men det kan även vara ett problem vid kundundersökningar.

 

  • Kan ni säkerställa att de frågor som används i undersökningen är korrekt utformade gällande formulering, svarsalternativ, betygsskalor osv?

 

  • Kan ni säkerställa att webbenkätens utformning är optimal och ger de svarande en bra upplevelse?

 

  • Hittar ni den information som verkligen är intressant eller bara det som är uppenbart?

 

  • Kan ni göra en analys som identifiera vilka faktorer som har störst betydelse för att skapa nöjdare och lojalare kunder eller medarbetare? Vad som är viktigast att utveckla behöver inte vara det som har lägst betyg.

 

  • Kan ni på ett objektivt sätt, verkligen se verksamhetens ur kundens eller medarbetarnas ögon? Vågar och kan ni vara så självkritiska som det kan krävas.

 

  • Vet ni hur ni ska rapporterar resultatet på ett sätt som verkligen är tydligt och engagerande för mottagarna så att undersökningen leder till åtgärder?

 

  • Kan ni identifiera vilka skillnader i resultatet mellan avdelningar, chefer, kundgrupper och mätomgångar som är statistiskt säkerställda och vad som bara beror på variationer mellan stickproven i undersökningen?

 

  • Har ni en plan och tid och för att driva en utvecklingsprocess för att förvandla insikterna till prioriterade problem och möjligheter och därifrån skapa konkreta åtgärder och handlingsplaner?

 

Som ni ser så finns det mycket att tänka på och många möjliga felkällor och det krävs en hel del arbete och kunskap för att det ska bli en bra undersökning.

Ett enkätverktyg gör som sagt ingen undersökning då genomförandet av en undersökning kräver både tid och kompetens för att undersökningen ska ge ett bra beslutsunderlag.

 

 

Relaterade tjänster från Next:
Kundundersökning

Medarbetarundersökning

16 jun 2014

Varför ska man göra en medarbetarundersökning

Skriven av Sven-Tore Bengtsson Kommentera

Funderar ni på att genomföra en medarbetarundersökning men är tveksamma till om det är värt investeringen?

Det finns många anledning till att genomföra en medarbetarundersökning och här går vi igenom fem av dem.

Rätt genomförd med relevanta frågor och en ordentlig analys och efterföljande förbättringsåtgärder är en medarbetarundersökning ett bra verktyg för organisationsutveckling.

 

Fem syften som kan uppnås med en medarbetarundersökning

 

1. Det visar medarbetarna att ni bryr er om dem
Vill man vara en attraktiv arbetsgivare så är det viktigt att bry sig om personalens åsikter. Att bara genomföra en undersökning är dock inte nog. Ni måste verkligen göra åtgärder utifrån resultatet också. Görs inga åtgärder annars tappar ni medarbetarnas förtroende. Kan ni inte agera på undersökningens resultat så gör inte undersökningen. Man måste inte kunna lösa allt men man kan inte blunda för resultatet.

 

2. Det kan identifiera problem och brister i arbetsmiljö och medarbetarnas trivsel
Resultatet från en väl genomförd medarbetarundersökning kommer att visa vilka områden som bör prioriteras för att förbättra medarbetarupplevelsen och höja nivån på medarbetarengagemang och nöjd medarbetarindex.

 

3. Nöjda och engagerade medarbetare ger minskade kostnader
Med insikten från en medarbetarundersökning kan ni minska mängden sjukfrånvaro, behovet av rekryteringar och öka arbetsglädjen. Sjukfrånvaro, tapp av personal och rekryteringar kostar stora summor pengar varje år. En mycket liten sänkning i antalet sjukdagar kommer att göra att kostnaden för medarbetarundersökningen återbetalar sig.

 

4. En medarbetarundersökning kan utvärdera olika insatser för att förbättra arbetsmiljön
Utan en uppföljning som ger objektiva mått kring arbetsmiljön kan det vara svårt att bedöma vilka effekt olika insatser får på medarbetarnas trivsel och engagemang. Genom regelbundet genomföra en medarbetarundersökning får ni ett måttstock på hur utvecklingen går.

 

 

5. Nöjdare kunder
En medarbetarundersökning är ett viktigt verktyg för att skapa nöjda och engagerade medarbetare. Och om ni kan skapa nöjda och engagerade medarbetare så kommer de presterar bättre och ge bättre service till era kunder och därmed får ni även nöjdare kunder.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Relaterade tjänster från Next:

Medarbetarundersökning
Pulsmätningar

Taggar: