Blogg - Inlägg i kategori:

Latest Posts

17 feb 2017

Gör er medarbetarundersökning på ett sätt som ger ärliga svar

Skriven av Sara Sandstrom Kommentera

Det sveper en trend över affärsvärlden vad det gäller nyskapande av medarbetarundersökningar. Vissa menar till och med att man ska skrota traditionella medarbetarundersökningar. I artiklar, blogginlägg, med mera finns att läsa om olika förslag på hur nya lösningar kan användas för att samla in feedback från medarbetarna.

På många sätt kan dessa nya lösningar vara bra, intressanta och ge bra information men med en del av dessa metoder följer också nya risker med att få missvisande information.

 

Du har säkert hört uttrycket ”Som man frågar får man svar” och  ”Dumma frågor får dumma svar”. Det är nog sant för det mesta. Tyvärr gäller inte alltid det omvända, det vill säga att ”Kloka frågor får kloka svar”. För att få kloka svar krävs fler förutsättningar än en klok fråga.

Kloka frågor måste nämligen också ställas på ett bra sätt så att man får relevant och pålitlig feedback, annars kommer inte en medarbetarundersökning ge tillförlitlig vägledning.

 

Nedan följer några exempel på alternativa lösningar till medarbetarundersökningar som jag sett att föreslås men som kan ställa till problem då det gäller bland annat tillförlitligheten.

 

 

Enkätverktyg och appar där arbetsgivaren på egen hand utformat och genomför en medarbetarundersökning

I avsikt att få en flexibilitet i medarbetarundersökningar och ge möjlighet till chefer att snabbt kunna reagera samt agera på förändringar har undersökningsföretag börjat erbjuda appar och liknande system som erbjuder företag möjligheter att själv utforma frågor som sedan skickas ut till medarbetarna.

Problem: De flesta chefer har ingen utbildning och många gånger heller ingen erfarenhet av att göra den här typen av undersökningar. Detta förfaringssätt ökar då risken för att frågorna inte blir ställda på ett sätt så att resultatet svarar på de frågor chefen avsåg att ställa, vilket i sin tur kan leda till felaktiga beslut. Även om det finns enkätmallar finns det ingen garanti att dessa frågor är väl utformade, det vi har sett är att mallarna många gånger inte är vidare genomtänkta.

Ett annat problem är också att om inte någon utomstående garanterar anonymitet riskerar dels svarsfrekvensen att sjunka, dels att svaren inte är sanningsenliga. Även om svaren utlovas att vara anonyma i systemet är det svårt att övertyga medarbetare att så verkligen är fallet (vilket säkert ibland kan vara befogad oro).

Läs gärna även detta blogginlägg om att göra undersökningar på egen hand.

 

Pulsmätning via ”knapptryckning” 

Ett annat sätt för chefer att få snabba indikationer om hur medarbetarna mår är att låta dem trycka på en grön/röd knapp exempelvis vid arbetsdagens slut och därefter ha återkopplande möten där åsikter vädras.

Problem: Många medarbetare som inte är nöjda, engagerade, välmående, etc. vill ofta uttrycka detta anonymt för att inte bli ”gnällspiken” på arbetsplatsen. Och att trycka på en knapp uppsatt i ett gemensamt utrymme som tex. entren till arbetsplatsen är inte anonymt. Resultatet av detta blir att en undersökning som görs på detta sätt kan förlora förmågan att identifiera missnöje bland medarbetarna och undersökningen tappar därmed förmågan att bidra till att identifiera när och var åtgärder behöves.

Om medarbetarna bara sätter betyg och inte ges möjlighet att kommentera för att motivera sitt svar får arbetsgivaren inte svar på VARFÖR. Om man endast ska svara på en enda fråga och inte även frågor som ger information om upplevelsen om olika delområden i arbetsmiljön så blir detta ett väldigt trubbigt verktyg som inte ger någon egentlig insikt i vad problemet är.

Utan att veta vad som är problemet är det hopplöst att tro att denna typ av mätning ska leda till att rätt åtgärder genomförs (och vi kan väl alla enas om att en undersökning utan uppföljande åtgärder inte är mycket värd).

Och även om en otillfredsställd medarbetare kan trycka på knappen när ingen ser är det långt ifrån säkert att denne vill diskutera problemet på ett möte där andra medarbetare är närvarande. Således leder detta förfarande till att det endast är vissa medarbetare som vädrar sina åsikter (de som är nöjda) och att andra (de minde nöjda) inte kommer uttrycka sin åsikt.

 

Formulär i Excel, Google speadsheets osv

Ytterligare sätt att följa upp medarbetarnas nöjdhet, engagemang osv är olika typer av formulär, till exempel Excel eller Google spreadsheets som eventuellt också delas med medarbetare inom verksamheten. Här är avsikten att chefer snabbt ska få tillgång till information om hur verksamheten mår i en form av pulsmätning för att omedelbart kunna agera på det.

 

 

 

 

Problem: Många gånger är det omöjligt att få till någon form av anonymitet i dessa ark, vilket kanske inte heller är poängen med dem. Men då kommer de inte heller ge riktigt sanningsenlig information. Att vädra en åsikt som tex. ”Jag tappade jättemycket energi och engagemang på jobbet den här månaden då jag upplevde att tre av mina arbetskamrater gjorde personliga påhopp angående mitt sätt att lösa ett problem” är kanske inte en åsikt man vill basunera ut bland andra medarbetare.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Nackdelar med traditionella medarbetarundersökningar

Det finns såklart nackdelar med en traditionell medarbetarundersökning också. Det vanligaste problemet är troligtvis att det blir mycket information för en ledning eller enskild chef att hantera om de inte får hjälp att prioritera och resultatet från undersökningen riskerar att bli liggande utan att det händer så mycket. Detta tar då medarbetarna som att ledningen/chefen inte bryr sig om deras åsikter och det därför inte är värt att svara på medarbetarundersökningen i fortsättningen.

Ett annat problem är att många gör dem allt för sällan. En del låter det går två eller till och med tre år mellan genomförandet av en medarbetarundersökning vilket gör att man blir väldigt långsam på att identifiera och agera på eventuella problem.

Problemet med att hantera stora mängder informationer går att lösa genom att antingen avsätta mer tid och resurser till att analysera resultatet och identifiera prioriterade områden, det vill säga det är en prioriteringsfråga, eller att ta hjälp av utomstående konsulter för att sätta upp effektiva åtgärdsplaner. Ett annat sätt är också att göra smalare medarbetarundersökningar som är mer inriktade på färre områden åt gången, till exempel enbart arbetsuppgifter, närmaste chef, trivsel och samarbete, etc.

 

Min slutsats

Slutsatsen är således att värdesätta medarbetarnas ärliga åsikter genom att ställa frågor på ett sätt som tillåter medarbetarna att svara anonymt och utan insyn från andra medarbetare eller chefer.

Ta hjälp av undersökningsföretag med kompetens kring att hantera medarbetarundersökningar på ett professionellt sätt. Allt från frågor, datainsamling, analys och rapportering påverkar i vilken utsträckning er medarbetarundersökning blir ett bra verktyg för er utveckling. Om inte dessa bitar fungerar kommer undersökningen inte att ge relevant och tillförlitlig information för att skapa effektiva åtgärder.

Relaterade tjänster från Next: Medarbetarundersökning

11 feb 2015

Ett enkätverktyg gör ingen kundundersökning

Skriven av Sven-Tore Bengtsson Kommentera

Det blir allt vanligare att företag genomför sin egen kundundersökning (eller medarbetarundersökning) med hjälp av enkätverktyg som de hanterar på egen hand. Det är full naturligt att man lockas av att göra undersökningar själv till en låg kostnad, men frågan är om det verkligen lönar sig i slutändan?

Det räcker nämligen inte med en dos sunt förnuft och tillgång till ett enkätverktyg för att kunna göra en bra kundundersökning.

Det är inte verktygen som gör hantverkaren och samma sak gäller även för enkätverktyg.

 

En lyckad kundundersökning kräver mer än bara ett enkätverktyg

Bara för att man har tillgång till ett enkätverktyg betyder det inte att man ska göra sin egen kundundersökning, precis som på samma sätt som de flesta inte klipper sitt eget hår bara för att man äger en sax eller en hårtrimmer.

Att man i en undersökning haft en missvisande frågeformulering eller gjort en felaktig analys som gör att man drar felaktiga slutsatser är dock inte lika uppenbart som att man får en kal fläck på huvudet när man slinter olyckligt med hårtrimmern.

 

Kundinsikt är värdefullt, snåla inte

Den kostnaden som man riskerar att få genom ett felaktigt beslut eller av att inte få fram rätt information är betydligt större än att ta hjälp av en kunnig konsult för att genomföra en bra och insiktsgivande kundundersökning.

Genom att anlita någon som har kvalificerad kunskap och erfarenhet av att utforma och genomföra kundundersökningar så kvalitetssäkrar man den viktigaste informationen ett företag har, nämligen kundinsikt.

Om man genom att anlita ett undersökningsföretag kan identifiera och vidta rätt åtgärder och tex. minska sitt kundtapp med så lite som 1 procentenhet har man förmodligen räknat hem investeringen fler gånger om.

 

Funderar ni på att göra en kundundersökning på egen hand med hjälp av ett enkätverktyg bör ni fråga er följande:

  • Är en webbenkät rätt metod för att samla in svar? Tänk igenom följande: Kan ni nå alla kunder via en webbenkät? Hur stort blir bortfallet och riskerar ni att få en snedfördelning på ert urval? Kommer ni få nog med svar för att kunna säga att resultatet representerar den generella uppfattningen även bland de som inte svarat? När man har en liten målgrupp så blir det ofta för få svarande när man använder en webbenkät. Vid 100 eller färre i målgruppen är ofta telefonintervjuer att föredra.

 

  • Har ni tid och kraft att genomföra undersökningen. Det tar tid att rensa mottagarlistor på dubbletter, skicka ut enkäter och påminnelser, sammanställa, analysera resultatet och förse medarbetarna med den de insikter som genereras. Vilka kostnader får ni i form av arbetstid som ni måste lägga på planering och genomförande.

 

  • Vilka kostnader eller uteblivna vinster riskerar ni om ni gör ett fel i er utformning av frågorna för undersökningen, om ni gör fel i er tolkning av svaren, om ni inte hittar den viktiga informationen?

 

  • Vet ni hur man får så bra svarsfrekvens som möjligt så att resultatet från undersökningen blir tillförlitligt?

 

  • Kommer de svarande att svara ärligt när det inte är en oberoende part som samlar in svaren? Detta är framförallt ett problem vid medarbetarundersökningar som inte görs av en oberoende part men det kan även vara ett problem vid kundundersökningar.

 

  • Kan ni säkerställa att de frågor som används i undersökningen är korrekt utformade gällande formulering, svarsalternativ, betygsskalor osv?

 

  • Kan ni säkerställa att webbenkätens utformning är optimal och ger de svarande en bra upplevelse?

 

  • Hittar ni den information som verkligen är intressant eller bara det som är uppenbart?

 

  • Kan ni göra en analys som identifiera vilka faktorer som har störst betydelse för att skapa nöjdare och lojalare kunder eller medarbetare? Vad som är viktigast att utveckla behöver inte vara det som har lägst betyg.

 

  • Kan ni på ett objektivt sätt, verkligen se verksamhetens ur kundens ögon? Vågar och kan ni vara så självkritiska som det kan krävas.

 

  • Vet ni hur ni ska rapporterar resultatet på ett sätt som verkligen är tydligt och engagerande för mottagarna så att undersökningen leder till åtgärder?

 

  • Kan ni identifiera vilka skillnader i resultatet mellan avdelningar, chefer, kundgrupper och mätomgångar som är statistiskt säkerställda och vad som bara beror på variationer mellan stickproven i undersökningen?

 

  • Har ni en plan och tid och för att driva en utvecklingsprocess för att förvandla insikterna till prioriterade problem och möjligheter och därifrån skapa konkreta åtgärder och handlingsplaner?

 

Som ni ser så finns det mycket att tänka på och många möjliga felkällor och det krävs en hel del arbete och kunskap för att det ska bli en bra undersökning.

Ett enkätverktyg gör som sagt ingen kundundersökning, genomförandet av en undersökning kräver både tid och kompetens för att undersökningen ska ge ett bra beslutsunderlag.

 

Relaterade tjänster:

Kundundersökning

Medarbetarundersökning