En medarbetarenkät / medarbetarundersökning kan vara ett mycket bra verktyg för att skapa nöjda och engagerade medarbetare och en bra medarbetarupplevelse. När man ska genomföra en medarbetarenkät finns det en mängd olika saker att tänka på. I den här artikeln har vi samlat av tips för att lyckas med er medarbetarundersökning / medarbetarenkät. Artikeln innehåller tips kring de flesta steg kopplat till genomförandet av medarbetarundersökningar.

Här kan ni ladda hem en mer omfattande guide

Kontakta oss gärna om vill genomföra en medarbetarenkät.

1. Kombinera  en stor medarbetarenkät med korta pulsmätningar

En kort medarbetarenkät som genomförs ofta brukar kallas för pulsmätning. Det är en metod som ger snabb feedback och gör att man snabbt kan upptäcka eventuella problem som medarbetarna upplever. Men med en så kort medarbetarenkät som krävs för att genomföra undersökningen flera gånger per år kan man inte gå på djupet. Detta gör att blir svårt att få en helhetsbild av arbetsmiljöns olika delar, något som man kan få med en mer omfattande medarbetarenkät

Ofta kan en kombination av en större medarbetarenkät och kortare uppföljande pulsmätningar med medarbetarna vara en riktigt bra lösning för att få både en helhetsbild och en snabb uppföljning.

2. Ge medarbetarna information inför och under genomförandet

Innan man börjar är det viktigt att medarbetarenkäten förankras bland medarbetarna och att de får information om undersökningen från den egna organisationen. Detta är viktigt för att uppnå en hög svarsfrekvens och få engagerade medarbetare som svarat med eftertanke.

3. Genomför medarbetarenkäten med en oberoende aktör

Att genomföra en medarbetarenkät med hjälp av en oberoende aktör har flera fördelar jämfört med att genomföra den på egen hand:

• Undersökningen genomförs av personer med erfarenhet av att utforma genomföra och analysera undersökningar.
• Det ökar svarsfrekvensen genom att medarbetarna kan vara säkra på att svaren behandlas konfidentiellt.
• Resultatet kommer att analyseras och presenteras med objektivitet.
• Undersökningen belastar inte er egen personal med extra arbete för genomförandet.
• Undersökningsföretaget kan garantera att det råder full anonymitet i medarbetarundersökningen

4. Säkerställa medarbetarnas anonymitet

Att man ska ha en öppen dialog där alla säger sin mening och lyfter problem i arbetsmiljön är ofta inte realistiskt hur gärna man än skulle önska det. Rädsla för dålig stämning kan leda till att medarbetarna inte säger som de egentligen tycker och problem och brister kanske inte kommer upp till ytan. Även om man har en väldigt bra företagskultur så kommer det ändå finnas medarbetare som inte kanske kan eller vågar säga sin mening.

Se därför till att er medarbetarenkäten genomförs anonymt, så att de vågar det ta upp saker som de känner att är känsliga för dem eller för deras medarbetare.

Vi menar naturligtvis inte att en enkät ersätter en bra dialog med medarbetarna, de är snarare komplement till varandra. Resultatet av undersökningen bör gås igenom med medarbetarna för att gå mer på djupet inom visa områden och för att skapa rätt åtgärder.

5. Se till att er medarbetarenkät har relevanta frågor

Medarbetarenkäter förekommer i en mängd olika former när det gäller vilka frågor som ställs och hur enkäten är strukturerad. Många enkätverktyg och undersökningsföretag erbjuder medarbetarenkäter i form av färdiga mallar. Det är inget fel i att ha en mall eller frågebank att utgå från men man måste vara medveten om att frågorna i medarbetarenkäten bör anpassas till den organisation som undersökningen gäller. Det kan även behövas anpassningar till olika personalgrupper för att enkäten ska få så hög relevans som möjligt.

6. Samla in svar på det sätt som passar er

Det smidigaste sättet att samla in svar i medarbetarenkäten är att ha en digital medarbetarenkät (webbenkät) som skickas ut med e-post till de anställda. Vid större medarbetarenkäter så är även datorn fortfarande den ”enhet” som är bästa då det ger lite bättre läsbarhet av frågor och enklare att skriva öppna svar än i mobilen.

Det är dock inte alla som har e-post och /eller dator som sitt arbetsredskap och dessa kanske behöver få tillgång till undersökningen på andra sätt. Ju enklare ni kan göra för medarbetarna att svara på undersökningen ju bättre och olika personalgrupper kan behöva olika metoder för att ta del av undersökningen.

När vi skickar ut medarbetarenkäter via e-post kan vi enkelt hantera påminnelser och vi brukar nå en svarsfrekvens på 80-100 %. Vi kan även koppla bakgrundsdata till varje enskild medarbetare vilket säkerställer att deras svar kopplas till rätt organisatoriska enhet, rätt chef mm. och vi kan även individanpassa medarbetarenkätens frågor.

7. Sammanställning & analys som ger vägledning

Hur resultatet analyseras och rapporteras har stor betydelse för hur väl undersökningen ger vägledning i utvecklingsarbetet. Valet av diagramtyp, användandet av färger, om man använder sig av indexvärden, medelbetyg, visar antal procent som svarat ett visst betyg på osv. är faktorer som påverkar hur enkelt det är att ta del av resultatet och att utläsa resultaten betyder. Här presenteras några saker att tänka på:

– Nedbrytningar och jämförelser

Att bryta ner och analysera resultatet utifrån olika organisatoriska enheter så som avdelning, företag, land osv. är en absolut nödvändighet annars kan avvikande resultat för olika enheter försvinna i mängden och man missar att identifiera problemområden.

– Resultat över tid

Att titta på resultatet över tid och se hur det utvecklar sig från en mätning till en annan är mycket viktigt betydligt viktigare än hur man ligger till jämfört med andra, fokusera istället på den egna utvecklingen. Det är på detta sätt man kan se om de förbättringar man gör har någon effekt för medarbetarna.

– Drivkraftsanalys

För att få fram vilka områden som man bör vidareutveckla så behöver man veta i vilken utsträckning de påverkar medarbetarnas totala nöjdhet och /eller engagemang. En faktor som får ett relativt lågt betyg behöver ju tex. inte ha stor effekt som en annan faktor med lika lågt eller med högre betyg. För att kunna göra denna typ av analyser måste medarbetarenkäten ha en viss struktur med beroende och oberoende variabler (frågor).

– Benchmarking

Att vilja jämföra sig med andra är en naturlig mänsklig egenskap. Vi jämför oss konstant med andra vare sig vi gör det med avsikt eller undermedvetet. Då det gäller resultatet av en medarbetarundersökning så kan dock jämförelser med andra organisationer faktiskt vara till mer skada än nytta. Det kan leda till helt fel prioriteringar om man prioriterar utifrån jämförelsetal och inte vad som är viktigt för den egna organisationens medarbetare.

Använd i första hand jämförelser över tid för er egen utveckling och jämför mellan olika egna enheter istället för att titta på andra organisationers resultat.

8. Informera och kommunicera efter undersökningen

När undersökningen är genomförd och resultatet sammanställt och presenterat så är det viktigt att man kommunicerar till medarbetarna vad resultatet blev och vad man kommer göra framöver för att förbättra resultatet. Ju snabbare ni kan göra en första återkoppling på er undersökning ju bättre.

9. Agera på resultatet!

Efter att analysen av resultatet är genomförd så bör det vara tydligt vilka områden man ska jobba med att förbättra. Diskutera igenom resultatet med medarbetarna och ta in medarbetarnas syn på resultatet och vad de anser att behöver göras. Denna punkt är den allra viktigaste med hela undersökningen för om ni inte agerar på resultat så blir hela medarbetarenkäten mer eller mindre meningslös.

Relaterade tjänster från Next:

Medarbetarundersökning
Pulsmätningar